إدارة وتنظيم الفعاليات والمؤتمرات
نخطط وننفذ المؤتمرات والملتقيات والندوات والمعارض وحفلات الإطلاق والفعاليات الداخلية والخارجية، ونتعامل مع الفعالية كمشروع له أهداف وجمهور وميزانية ومخاطر وشركاء ومخرجات.
نصمم الفعالية وفق الهدف والجمهور والنتيجة
- المؤتمرات
- الملتقيات والمنتديات
- الندوات وورش العمل
- المعارض
- حفلات الإطلاق
- الفعاليات الداخلية
- الفعاليات المهنية والقطاعية
دورة تنفيذ متكاملة قبل الفعالية وأثناءها وبعدها
نربط بين إدارة الشركاء والرعاة والعارضين والمتحدثين وكبار الشخصيات والإنتاج الفني والتسجيل ضمن خطة تشغيل واحدة، بحيث تكون لكل تسليمة مسؤولية وموعد ومعيار قبول واضح.
الاستراتيجية والتصميم
الأهداف والجمهور والفكرة والهوية والبرنامج ومؤشرات النجاح.
الميزانية والتعاقدات
التقدير المالي والموردون والمشتريات والتفاوض والتعاقد.
المكان والتصاريح
اختيار المكان والمخططات والتصاريح والمتطلبات التنظيمية.
الرعايات والمعارض
باقات الرعاية والشركاء والعارضون والحقوق والتسليمات.
المتحدثون والبروتوكول
الدعوات والتنسيق والسفر والإقامة وكبار الشخصيات والبروتوكول.
التسويق والتسجيل
الحملات والدعوات والتسجيل والتذكير وخدمة الحضور.
التشغيل الميداني
خطة تشغيل الفعالية والمسرح والصوتيات والمرئيات والاستقبال والكواليس والموردون.
المخاطر والسلامة
خطط الطوارئ وبدائل التشغيل والحشود والسلامة.
ما بعد الفعالية
التقارير والمحتوى وقياس الرضا والرعاة والمتابعة.
الاستراتيجية والرعاية والتشغيل قبل الفعالية وأثناءها
تشمل إدارة الشركاء والرعاة تحديد الحقوق والتسليمات ونقاط الظهور ومتابعة التنفيذ، بينما تغطي إدارة العارضين احتياجات المساحات والخدمات والتنسيق الميداني والتقارير بعد الفعالية.
التخطيط الاستراتيجي
صياغة الهدف والقيمة، وتحديد الجمهور والنموذج، وبناء البرنامج والتجربة ومؤشرات النجاح.
الرعاية والشراكات والمعارض
باقات ومزايا وحقوق وتسعير واستقطاب وتعاقد وإدارة عارضين وتقارير أداء.
التشغيل والبروتوكول
المكان والإنتاج الفني والمتحدثون وكبار الشخصيات والمسرح والموردون والطوارئ.
دعوات وتسجيل ودخول وتقارير ضمن منظومة واحدة
يمكن تصميم مسارات تسجيل مختلفة للحضور والرعاة والمتحدثين وكبار الشخصيات، مع إدارة الحالات الخاصة والتحديثات وقوائم الدخول والتقارير حسب نطاق الفعالية.
صفحة التسجيل
تصميم متوافق مع الهوية وأسئلة مخصصة ولغات ومسارات مختلفة.
الدعوات والتواصل
دعوات وتأكيدات وتذكيرات وتحديثات ورسائل ما بعد الفعالية.
تسجيل الدخول برمز الاستجابة السريعة
رموز فردية وأجهزة وقوائم ودخول سريع وإدارة الحالات الخاصة.
الدعم والحضور
خدمة استفسارات وقوائم كبار الشخصيات وطباعة بطاقات عند الحاجة.
البيانات والتقارير
التسجيلات والحضور الفعلي وعدم الحضور والشرائح والتقارير المخصصة.
التكامل
ربط التسجيل بالحملات ونظام إدارة علاقات العملاء والبريد أو تطبيق الفعالية.
الخصوصية والسرية في إدارة بيانات التسجيل
إشعار واضح بالغرض من جمع البيانات ونطاق استخدامها.
إدارة الموافقات على التواصل والتصوير وفق متطلبات الجهة.
تحديد صلاحيات الوصول إلى القوائم والبيانات الحساسة.
سياسة للاحتفاظ والتسليم أو الحذف وفق نطاق المشروع.
حماية قوائم كبار الشخصيات والمدعوين.
إدارة النسخ المعتمدة والتقارير وقواعد البيانات.
نحوّل الحدث إلى محتوى وعلاقات وبيانات وتوصيات
بعد الفعالية ننظم المخرجات في تقرير تنفيذي ومكتبة محتوى وتقارير للرعاة وتحليل للحضور والرضا، مع تحديد فرص المتابعة والشراكات أو العملاء المحتملين وفق هدف الفعالية.
تقرير تنفيذي
الأهداف والتنفيذ والملاحظات والتوصيات للمرحلة التالية.
تحليل الحضور والتفاعل
التسجيل والحضور ورضا الضيوف والتفاعل والشرائح.
تقارير الرعاة
الظهور والحقوق المنفذة والأداء والملاحظات.
مكتبة المحتوى
صور وفيديوهات وتصاميم ووثائق منظمة وقابلة للاستخدام.
متابعة الفرص والشراكات
تنظيم العلاقات والعملاء المحتملين الناتجين عن الفعالية.
قياس العائد
وفق هدف الفعالية: سمعة أو مجتمع أو معرفة أو فرص أو مبيعات.
حوّل فعاليتك إلى تجربة منظمة وأثر ممتد
نبدأ بتحديد الهدف والجمهور والميزانية والنموذج، ثم نبني البرنامج والرعاية والتسجيل والتشغيل والقياس.
